Etudes de cas

BANQUE POPULAIRE DE L’OUESTFINANCE

Avant

Il y a quelques années, la Banque Populaire de l’Ouest ne disposait pas d’éléments sur l’utilisation de ses moyens d’impression. Le mot d’ordre de la Direction Générale fut clair: « Modifions nos comportements dans la banque et préservons l’environnement! » en responsabilisant les services et les utilisateurs autour du Développement Durable.

Après

La Banque, séduite par la simplicité et la convivialité de l’interface utilisateur de Watchdoc, son indépendance vis-à-vis des constructeurs, a alors décidé de déployer cet outil, l’un des composants de l’offre Printless International.
Les données et les bilans lui ont alors permis de concevoir son architecture d’impression au plus proche des besoins. L’objectif était de responsabiliser les différents services vis-à-vis de leur consommation papier, soit 14 000 feuilles par utilisateur et par an. « La communication a été un élément prépondérant dans le succès de l’opération » commentait un responsable de la direction.
Les résultats ne se sont pas fait attendre: une baisse de 16% des volumes des impressions dès la première année, soit 28% au siège et près de 11% dans les agences.
L’objectif est à présent de poursuivre l’optimisation du parc tout en renforçant la communication sur les bonnes pratiques liées à l’impression dans 15 services du siège.
Chaque collaborateur pourra dorénavant accéder au bilan de ses propres impressions, la sensibilisation passe aussi par là.

CENTRE HOSPITALIER UNIVERSITAIRE VAUDOISSANTÉ

Avant

Le Centre Hospitalier Universitaire Vaudois cherchait depuis plusieurs années à mieux cerner les pratiques d’impressions de ses utilisateurs.
Son périmètre: 7 000 postes de travail, 1 550 imprimantes et 250 copieurs, 40 millions de pages imprimées annuellement avec une demande en forte croissance pour l’impression en couleur, elle-même accompagnée d’une croissance du parc des périphériques d’impression.
Il devenait alors impératif de connaître les volumes d’impressions et les applications associées avant de modifier le comportement des utilisateurs ou le nombre ou type des équipements installés. Pour ce faire, mettre en place un outil de suivi s’imposait.
Parmi les solutions proposées, l’offre Watchdoc, préconisée par Printless International a été sélectionnée par le Centre Hospitalier, principalement parce que cette solution répondait aux critères établis par le Centre:

• Non-intrusivité;
• Eventail de fonctionnalités;
• Convivialité des interfaces;
• Compétence et réactivité des équipes.

Après

Aujourd’hui, le périmètre sous contrôle est composé de 100 équipements multifonctions, tous connectés sur le même serveur d’impression.
L’installation s’est déroulée sans problèmes, nous contrôlons désormais la demande d’impression en couleur.
L’administrateur (comprenez contrôleur de gestion) s’appuie dorénavant sur Watchdoc et sa clé de répartition pour analyser les coûts, les volumes et le comportement des collaborateurs en affectant les dépenses de manière factuelle et précise.

SYSTÈME-UDISTRIBUTION

Avant

L’enseigne de distribution Système U recherchait une offre de location et de refacturation du coût à la page. II fallait pallier aux systèmes d’impressions vieillissants et trop hétérogènes qui engendraient non seulement une maintenance complexe mais aussi et surtout des coûts trop élevés.
Le périmètre était composé de 52 multifonctions sécurisés et 20 imprimantes à distance pour le secteur Ouest du groupe.
Parmi les réponses à l’appel d’offre c’est le logiciel Watchdoc, aujourd’hui composant de l’offre Printless International, qui a été sélectionné.
Ses principaux atouts:

• l’impression sécurisée par badge,
• les rapports, de véritables outils d’aide à la décision,
• l’instauration d’une politique d’impression précise,
• la simplicité de déploiement.

Après

En trois années d’utilisation, Watchdoc n’a montré aucune faiblesse, ce qui n’a fait qu’accroître la satisfaction des utilisateurs. Voici quelques chiffres:

• seulement 24% des impressions sont en couleur alors que tous les multifonctions sont des modèles couleur;
• 43% des impressions sont en recto-verso, c’est le double de la recommandation;
• 10% des impressions sont économisées car non effectuées par les utilisateurs.

UNESCO INSTITUTIONS

Avant

Avant de faire appel à une solution de gestion de parc d’impressions, l’UNESCO se trouvait dans une situation complexe au niveau de la gestion de son parc d’impression:

• de nombreux équipements de type A3 alors que la plupart des impressions se faisaient en format A4,
• trop de périphériques « couleur » alors que 90% des utilisateurs imprimaient en noir et blanc,
• des périphériques souvent surdimensionnés,
• des coûts élevés, des usages méconnus et certaines machines indisponibles plusieurs mois.

L’organisation a alors pris la décision de mener un audit dans le but d’améliorer une situation devenant ingérable. Celui-ci a préconisé:

• une optimisation du parc de copieurs, le bon périphérique pour le bon usage,
• l’installation d’un logiciel de gestion des impressions,
• la mutualisation des ressources,
• le renvoi vers le service reproduction pour les gros volumes.

L’UNESCO comptait environ 150 multifonctions dont environ 30 non utilisés et trop d’imprimantes individuelles.
Avant l’installation de Watchdoc, le budget annuel consacré à l’impression était de 500 000$ pour 11 millions de pages imprimées.

Après

En utilisant les fonctionnalités de Watchdoc, ce budget impression est à ce jour de l’ordre de 300 000$, une économie de près de 40%, avec 5 millions de pages imprimées sur ses deux sites au lieu des 11 millions l’année précédente. Le nombre de pages imprimées a baissé de 55 %.
L’UNESCO a par ailleurs constaté une baisse majeure des appels au help-desk. En effet, étant désormais dans une démarche proactive, les problèmes sont anticipés.
Prochainement, les règles d’impression, l’une des fonctionnalités majeures de Watchdoc seront mises en place.
De nouvelles économies potentielles pour l’UNESCO et une satisfaction de plus pour Watchdoc!

« En quelques mois, nous avons réduit notre budget impression de 40 %  sans même avoir mis en place l’ensemble des fonctionnalités de Watchdoc ! »

Rudi SWINNEN  – Directeur de la section documents de l’UNESCO