Fallstudien
BANQUE POPULAIRE DE L’OUEST (Frankreich) – FINANZWESEN
Vorher
Vor einigen Jahren verfügte die Banque Populaire de l’Ouest über keinerlei Informationen über die Verwendung ihrer Druckgeräte, insbesondere auf Anwenderebene. Die Parole der Geschäftsführung war eindeutig: „Wir müssen unser Verhalten ändern und die Umwelt schützen“, indem die Abteilungen und die Anwender verantwortlich gemacht werden im Rahmen eines Umweltprojektes. Das Ziel war, jedem Anwender seinen Papierverbrauch bewusst zu machen:14.000 Seiten pro Person und Jahr.
Nachher
Die Bank traf die Entscheidung, Watchdoc einzuführen, ein Bestandteil des Angebots von Printless International. Ausschlaggebend war die Einfachheit und Anwenderfreundlichkeit der Oberfläche von Watchdoc, sowie dessen Unabhängigkeit gegenüber den Druckerherstellern.
Die Daten und Berichte haben ermöglicht, die Druckinfrastruktur dem Bedarf entsprechend umzubauen.
„Die Kommunikation war ausschlaggebend beim Erfolg dieses Projektes“ berichtete ein Mitglied des Führungskreises.
Bereits im ersten Jahr wurde eine Reduzierung des Druckvolumens in Höhe von 16% erreicht: 28 % im Hauptquartier und fast 11% in den Außenstellen.
Heute besteht das nächste Ziel darin, die Struktur des Druckerparks weiter zu optimieren, sowie die Kommunikation über die „best practices“ in den 15 Abteilungen des Headquarters zu verstärken.
Zum Beispiel hat heute jeder Mitarbeiter Zugang zu detaillierten Berichten über seine eigenen gedruckten Seiten. Diese Information ist ausschlaggebend, um das Bewusstsein und das Engagement zu verstärken.
UNIVERSITÄTSKRANKENHAUS VAUDOIS (Schweiz) – GESUNDHEITSWESEN
Vorher
Seit mehreren Jahren versuchte der Centre Hospitalier Universitaire Vaudois das Druckverhalten seiner Anwender besser zu kennen. Es war zwingend notwendig, das Druckvolumen und die damit verbundenen Anwendungen zu analysieren, bevor man das Anwenderverhalten, die Struktur oder die Größe des Druckerparks verändern konnte.
Der Umfang: 7 000 Arbeitsplätze, 1 550 Drucker und 250 Kopierer, 40 Millionen gedruckte Seiten pro Jahr mit einer starken Steigerung der Farbseiten, begleitet von einem beträchtlichen Wachstum des installierten Druckerparks.
Die Einführung eines Druckmanagementsystems war also dringend erforderlich.
Unter den angebotenen Lösungen entsprach Watchdoc, eine von Printless International entwickelte Software, am besten den vom Centre Hospitalier aufgestellten Kriterien:
- Nicht eindringlich
- Funktionsvielfalt
- Anwenderfreundlich
- Sachkenntnis und Zuverlässigkeit des Teams.
Nachher
Heute wurde der von Watchdoc überwachte Umfang von 1800 Geräten auf nur noch 100 Multifunktionsdrucker reduziert, alle mit dem gleichen Printserver verbunden. Die Installation der Lösung erfolgte reibungslos und die Verwendung von Farbdrucken ist unter Kontrolle.
Die Controllingabteilung nutzt Watchdoc, um die Druckkosten und das Anwenderverhalten zu analysieren. Diese Vorgehensweise hat das Anwenderbewusstsein und die Motivation der Mitarbeiter verbessert.
Darüber hinaus liefert Watchdoc die Daten, die es ermöglichen, die Kosten auf die Abteilungen zuverlässig und anwendergerecht zu verteilen.
SYSTÈME-U – VERTRIEB
Vorher
Die Verkaufskette Système U suchte eine Drucklösung auf Mietbasis mit Verrechnung pro gedruckter Seite. Es musste ein Ersatz gefunden werden für die alternden Drucksysteme und den kompliziert aufgebauten Druckerpark, die nicht nur eine komplexe Wartung, sondern auch – und hauptsächlich – hohe Kosten verursachten.
Die Infrastruktur bestand aus 52 Multifunktionsdruckern und 20 ferngesteuerten Druckern im Westbereich der Gruppe.
Unter den verschiedenen Angeboten wurde die Software Watchdoc, Bestandteil des Lösungsangebot Printless International, ausgewählt.
Seine Hauptvorteile :
- Ein sicherer Druck mit Ausweis,
- Die Berichte, echter Support zur Entscheidungsfindung.
- Die Einführung von klaren und detaillierten Druckregeln,
- Eine leichte Installation.
Nachher
Nach drei Jahren im Einsatz hat Watchdoc keine Schwachstelle gezeigt, und die Anwenderzufriedenheit ist stetig gestiegen. Nachfolgend ein Paar Zahlen:
- Während alle Multifunktionssysteme Farbdrucker sind, werden nur 24% der Seiten in Farbe gedruckt.
- 43% der Drucke sind doppelseitig, es ist das Doppelte der ursprünglichen Empfehlung;
- 10% der Seiten werden nicht gedruckt, da die Anwender den Druck nicht anstoßen.
UNESCO – INSTITUTIONEN
Vorher
Bevor sie die Entscheidung traf, eine Druckmanagementlösung einzuführen, befand sich die UNESCO in einer komplexen Situation:
- Zahlreiche A3 Drucker, während die meisten Drucke in A4 erfolgten,
- Zu viele Farbdrucker, während 90% der Anwender nur schwarz / weiß brauchen,
- Viele überdimensionierte Drucker,
- Hohe Kosten, unbekannte Anwendungen und manche Drucker, die monatelang unverfügbar waren.
Die UNESCO verfügte über ca. 150 Multifunktionsdrucker, von denen ca. 30 nicht verwendet wurden, sowie zu viele individuelle Drucker.
Darüber hinaus war aufgrund von zahlreichen Umorganisationen die interne Verrechnung der Druckkosten sehr mühsam.
Nachher
Die Organisation entschied, ein Audit durchzuführen mit dem Ziel, die in der Zwischenzeit unzumutbar gewordene Situation zu verbessern. Das Ergebnis dieser Analyse hat folgende Vorschläge gebracht:
- Eine Optimierung des installierten Kopiererparks, nämlich der richtige Kopierer für die entsprechende Anwendung, sowie eine Reduzierung der Anzahl installierter Geräte.
- Die Installation einer Druckmanagementsoftware, um den Druckerpark zu kontrollieren
- Die Gruppierung der Ressourcen über mehrere Abteilungen, um die Kosten zu senken
- Die Weitergabe von hohen Druckvolumen zur internen Reproabteilung.
Vor der Installation von Watchdoc, betrug das Jahresbudget für das Drucken 390 000$, für 11 Millionen gedruckte Seiten.
Dank des Einsatzes von Watchdoc, wurde dieses Budget um fast 50% auf 200 000$ reduziert. Heute werden 5 Millionen Seiten in zwei Außenstellen gedruckt (anstatt 11 Millionen im vorherigen Jahr). Und dies mit einer starken Verbesserung der Zufriedenheit von 3.500 Anwendern.
Darüber hinaus und aufgrund einer pro-aktive Vorgehensweise, wurde eine beträchtliche Reduzierung der Anrufe beim Help-Desk festgestellt: die Druckerausfälle werden vorhergesehen.
Watchdoc ermöglicht auch die Kostenweiterverrechnung an die Abteilungen und gibt dem Management eine klare Sicht sowohl auf Abteilungs- als auch auf Anwenderebene.
In Kürze wird eine der Hauptfunktionen von Watchdoc eingeführt: die Druckregel.
Weitere Einsparungen für die UNESCO sind einzuplanen!